Unsere Expertentipps für Sie.

Excel-Tipp Nr. 1: Zeilenumbruch in einer Zelle

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Kurzen Text übersichtlich schreiben - aber in einer Zelle.

Man ist ja sicherlich durch den Gebrauch von Word daran gewöhnt, mit dem blossen Druck auf "ENTER" in der nächsten Zeile weiterschreiben zu können.
In Excel funktioniert das aber ein klein wenig anders, denn wenn man in Excel etwas in einer Zelle schreibt und dann die Taste "ENTER" betätigt wird nur die darunterliegende Zelle markiert.

Den Zeilenumbruch in einer Zeile erreicht man wie folgt:

  • "ALT" + "ENTER"

Excel-Tipp Nr. 2: Das heutige Datum btw. das aktuelle Datum (mit Uhrzeit)

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Schnell das Datum einfügen.

ACHTUNG:
Funktioniert nur in Zellen, nicht in Kopf- bzw. Fusszeilen.

Um sich das Eingeben per Hand zu ersparen, hat man verschiedene Möglichkeiten, die einem Excel zur Verfügung stellt:

Das heutige Datum - bleibend:

  • "STRG" + "."

Die momentane Uhrzeit - bleibend:

  • "STRG" + "UMSCHALT" + "."

Das jeweils aktuelle Datum:

  • =heute()

Das aktuelle Datum sowie die Uhrzeit:

  • =jetzt()

Excel-Tipp Nr. 3: Masseinheiten umwandeln

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Sie erhalten Tabellen aus anderen Regionen, die sie anpassen müssen.

Dem Nutzer wird durch Excel in seinen "Analyse-Funktionen" eine sehr nützliche Hilfe angeboten, und zwar die Umrechnung von Masseinheiten.
Dies kann man ganz simpel mit Hilfe der folgenden Formel erreichen:

  • =umwandeln(1;"mi";"m")

Auf Wunsch kann auch an erster Stelle in der Klammer statt einer Zahl auch eine Zelle, z.B. B7, angegeben werden, wenn sich der umzuwandelnde Betrag in dieser Zelle befindet.
Weitere Umwandlungen findet man in der Hilfe-Funktion (F1) von Excel unter dem Suchbegriff "Umwandeln".

Excel-Tipp Nr. 4: Einfrieren von Spalten und/oder Zeilen

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Überschriften sollen beim Scrollen sichtbar bleiben.

Wenn beim Scrollen durch ein Excel-Arbeitsblatt die oberste Spalte, die 1. Zeile (z.B. als Überschrift) oder auch ein bestimmter Bereich eingefroren werden sollen, d.h. dass dieser Bereich immer sichtbar ist, egal wo man sich in dem Arbeitsblatt befindet, dann muss man folgendermassen vorgehen:

Man klickt unter der Registerkarte "Ansicht" in der Gruppe "Fenster" auf "Fenster einfrieren".
Je nachdem was genau man einfrieren möchte, klickt man eine der folgenden Optionen an:

  • "Oberste Zeile einfrieren"
  • "Erste Zeile einfrieren"
  • "Fenster einfrieren" (Hierbei muss man vorher die Zeile markieren, die sich rechts neben der einzufrierenden Spalte und unterhalb der einzufrierenden Zeile befindet)
  • Fixierung aufheben: Unter Registerkarte "Ansicht" in der Gruppe "Fenster" bei "Fenster einfrieren" den Punkt "Fixierung aufheben" anklicken.

ACHTUNG

  • Es können nur Zeilen im oberen Bereich und Spalten am linken Rand des Arbeitsblatts eingefroren werden! Zeilen und Spalten, die sich in der Mitte des Arbeitsplatzes befinden können nicht eingefroren werden!
  • Falls man sowohl Zeilen als auch Spalten fixieren möchte, dann muss man das in einem Durchgang machen (Ansonsten: Fixierung aufheben)

Excel-Tipp Nr. 5: Relative und absolute Bezüge

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Die "runtergezogene" Formel gibt keine sinnvollen Werte.

Die relativen und absoluten Bezüge spielen in Excel eine sehr wichtige Rolle. Denn es ist bestimmt schon so manchem passiert, dass er eine Funktion einfach mal schnell in die Zellen darunter kopieren wollte, aber plötzlich die Formel nicht mehr ganz stimmt:

  • Relative Bezüge werden beim Ausfüllen automatisch angepasst.
    Aus diesem Grund wird aus einem Zellbezug auf A2 beim Kopieren der Formel nach unten der Zellbezug auf A3.
  • Absolute Bezüge bleiben auch nach dem Kopieren erhalten.
    Daher wird aus dem Zellbezug $A$2 auch nie ein anderer Zellbezug
  • Um einen absoluten Bezug zu erstellen, muss ein Dollarzeichen ($) vor der Spalten- und/oder Zeilenbezeichnung stehen:
    $A2 (Spalte A ist absolut und wird beim Kopieren der Formel nicht verändert)
    A$2 (Zeile 2 ist absolut und wird beim Kopieren der Formel nicht verändert)
    $A$2 (Spalte A u. Zeile 2 sind absolut und werden beim Kopieren der Formel nicht verändert)
  • Schnelle Variante: In der Formel den gewünschten Zellbezug (z.B. A2 in der Formel) anklicken und die Taste "F4" betätigen, dadurch wird sowohl die Spalte als auch die Zeile absolut.

Excel-Tipp Nr. 6: Automatische Rangliste erstellen

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Sie wollen schnell verschiedene Standorte eines Unternehmens oder Warenverkäufe vergleichen.

Das ist mir der mit der Sortier-Funktion machbar, aber dadurch erhält man keine verwertbare Zahlenangabe der Platzierung. Daher kann man wie folgt vorgehen:

  • Fügen Sie der Tabelle eine Spalte mit der Überschrift "Platzierung" hinzu und in den Platzierungs-Zellen tragen Sie die Formel: =rang() ein.
  • In die Klammern setzen Sie die jeweiligen Zellbezüge ein, Bsp.: =rang(B5;$B$5:$B$10;1)
    • B5 ist in diesem Fall der erste Wert aus der Wertetabelle, der sich beim "Runterkopieren" der Formel verändern soll
    • $B$5:$B$10 gibt an, dass der erste Wert (B5) mit allen Werten bis zum letzten Wert der Tabelle (B10) verglichen werden soll
    • Die letzte Zahl in der Klammer gibt an wie die Reihenfolge ausgegeben werden soll:
      0 steht für eine absteigende Rangfolge
      1 steht für eine aufsteigende Rangfolge

Word-Tipp Nr. 1: Zeitsparende Tastenkombinationen

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Sie befinden sich in einem Brainstorming oder müssen etwas schnell mitprotokollieren, und es ist sehr ungünstig, für jede Kleinigkeit zur Maus greifen zu müssen und dadurch wertvolle Zeit zu verlieren.

Hier ein paar Tipps für Sie um Zeit einsparen zu können:

Aufzählungen
Aufzählungen beginnen

  • "STRG" + "UMSCHALT" + "L"
Aufzählungen beenden:
  • 2-mal die "Return"-Taste betätigen"

Textformatierung:
Fett schreiben:

  • "STRG" + "UMSCHALT" + "F"
Kursiv schreiben:
  • "STRG" + "UMSCHALT" + "K"
Unterstrichen schreiben:
  • "STRG" + "UMSCHALT" + "U"
Um wieder "normal" weiter schreiben zu können, benutzt man erneut die jeweilige Tastenkombination.

Schriftgrad verringern:

  • "STRG" + "<"
  • "STRG" + "8" (verkleinert den Schriftgrad immer nur um 1 Einheit)
Schriftgrad vergrössern:
  • "STRG" + "UMSCHALT" + "<"
  • "STRG" + "9" (vergrössert den Schriftgrad immer nur um 1 Einheit)

Textausrichtung
Absatz zentrieren:

  • "STRG" + "E"
Absatz im Blocksatz ausrichten:
  • "STRG" + "B"
Absatz linksbündig ausrichten:
  • "STRG" + "L"
Absatz rechtsbündig ausrichten:
  • "STRG" + "R"

Durch ein erneutes Betätigen der jeweiligen Tastenkombination wird wieder mit der vorherigen Textausrichtung weitergeschrieben.

Word-Tipp Nr. 2: Geschütztes Leerzeichen / Geschützter Bindestrich

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Ein (Firmen-)Name oder eine Bezeichnung darf nicht in einem Text getrennt werden.

Um in einem Text verhindern zu können, dass (z.B. der Namen eines Unternehmens) durch einen Zeilenumbruch getrennt wird, kann man ein sogenanntes geschütztes Leerzeichen / einen geschützten Bindestrich verwenden.
Durch diese werden die beiden (oder auch mehrere) Begriffe nicht durch einen Zeilenumbruch getrennt:

  • "STRG" + "SHIFT" + "Leertaste"
  • "STRG" + "SHIFT" + "-"

Word-Tipp Nr. 3: Format übertragen

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Sie möchten mehrere Teile anders formatieren und das etwas schneller.

Man kennt ja bestimmt die Funktion "Format übertragen" unter Word, mit der sich Formate (Farbe, Hintergrund, Fett, kursiv, usw .) auf andere Wörter übertragen lassen. Aber wie funktioniert das, wenn man mehrere einzelne Wörter durch diese Funktion anpassen möchte? Jedes Mal "Format übertragen" einzeln anklicken?
Nein, denn das geht auch einfacher:

  • Doppel-Klick auf "Format übertragen" (Registerkarte "Start", Gruppe "Zwischenablage")

Dadurch lassen sich gleich auf mehrere einzelne Wörter oder auch Passagen Formate übertragen.
Sobald man fertig ist, einfach wieder...

  • ...auf "Format übertragen" klicken
  • ...die "ESC"-Taste betätigen

Word-Tipp Nr. 4: Synonyme einsetzen

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Datenschutz-Tipp Nr. 1: Passwörter ausdenken und merken

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Strategien, um sich Passwörter auszudenken und zu merken - oder zusammensetzen:

Generell – einen Satz oder eine Kombination ausdenken, z.B. aus

  • Anfangsbuchstaben
  • Und/oder der jeweils 2. Buchstabe
  • Wenn möglich mit Groß- und Kleinbuchstaben
  • Satz sollte möglichst Zahlen enthalten

Geometrie

  • Spaziergang/Schlangenlinie auf der Tastatur, die sich gut einprägen können, z.B. 9OLKI87UJ (nicht das Passwort merken => nur den Weg des Fingers einprägen und merken)

Sprichworte und Zitate

  • MeinVatererklärtmirjedenSonntagunserenNachthimmel: MVemjSuN8h
  • Acht und aber acht macht sechzehn: 8ua8m816

Stadt-Land-Fluss-Prinzip

  • Anfangs- und/oder zweiter Buchstabe von Lieblings-Länder, -Städte, Wohnorte, Obst, Gemüse, Kleidermarken, Vornamen, Blumen, Tiere, Automarken …
  • ViernheimZweibrückenAustralien: 4h2bA
  • Bereich Musik:Klavier N o ten (ten englisch): Kla4N010

Kombinationen

  • Blumenstrauss: 4Narzissen2Sonnenblumen6Primeln2Weihnachtssterne: 4N2S6P2e
  • Einkaufskorb (der tägliche …): 10Eier2Milch1PackMilch2KastenWasser: 10E2M1PM2KW
  • Spielaufstellung deutschen Fußballnationalmannschaft, z.B. Abwehr: Neuer (1) – Boateng (20) – Lahm (16) – Hummels (5) – Höwedes (4): N1Boa20L16Hu5H4>/li>
  • Abfahrten von Bus/Bahn/S-Bahn: Hbf. 17.01 S-Bahn 18.17: Hbf1701SB1817
  • Kettenrechnung: Zweiplus3minusvierKomma5: Zp3mvK5

Zahlenspiel

  • Quersumme: z.B. Geburtstag 16.11.2002 (oder auch Zweier-Blöcke von Telefonnummern): 724
  • Geburtstag (NICHT aus der Familie)/Historische Daten: z.B. Geb. Goethe: 28.8.1749: 2881749
  • Zahlen ergänzen: z.B. Geburtstag am 16.05. – der Mai hat 31 Tage, deshalb 31 minus 16 = 15, das Jahr hat 12 Monate, davon (Mai) 05 abgezogen: 07: 1507